Ci sono lunedì in cui, ancora prima di accendere il computer, abbiamo già la sensazione di essere in ritardo. Le email si accumulano, le scadenze incombono, qualcuno ci chiede una cosa urgente e quella che doveva essere una mattinata produttiva si trasforma in una sequenza di interruzioni. Tutti vorremmo lavorare meglio, imparando a usare il tempo con maggiore consapevolezza. E il punto di partenza può essere proprio l'organizzazione della settimana: un piccolo appuntamento con noi stesse che ci aiuta a distinguere ciò che è davvero importante da tutto il resto.
Perché non riusciamo a lavorare bene
A volte pensiamo di aver bisogno di un'agenda più efficiente, di un'applicazione per gestire le attività o di una dose supplementare di disciplina. Eppure, anche con gli strumenti giusti, continuiamo a sentirci sopraffatti.
Ci sono abitudini quotidiane che consumano le nostre energie senza che ce ne accorgiamo. Le più comuni sono:
- La trappola del multitasking: passare da un'attività all'altra appena arriva una richiesta sembra un modo per guadagnare tempo, ma cambiare continuamente concentrazione può rendere il lavoro più lento e faticoso.
- Un altro ostacolo è la difficoltà di stabilire delle priorità. Una notifica appena arrivata attira subito la nostra attenzione, mentre un progetto importante, ma senza una scadenza imminente, finisce in fondo alla lista.
- C'è poi il carico mentale: ricordare le cose da fare, anticipare i problemi, tenere a mente gli appuntamenti e preoccuparsi di ciò che rischia di rimanere indietro. Un lavoro invisibile che continua anche quando chiudiamo il computer.
Tutte queste abitudini a lungo andare possono portarci a perdere di vista ciò che è davvero urgente da fare al lavoro e ciò che, invece, può aspettare un po'.
Il metodo per organizzare la settimana lavorativa senza stress
Non esiste una formula perfetta per gestire ogni impegno. Possiamo, però, costruire una routine semplice, abbastanza flessibile da resistere agli imprevisti e abbastanza concreta da aiutarci a non perdere di vista le priorità.
Prima di buttarci nelle attività, fermiamoci e guardiamo la settimana nel suo insieme. Annotiamo appuntamenti, riunioni, consegne e impegni già fissati. Poi facciamo una distinzione tra tre categorie: priorità assolute (attività che non possono essere rimandate), attività importanti (quelle che non hanno una scadenza immediata, ma sono fondamentali) e piccole incombenze. In questo modo avremo un quadro delle cose da fare prima.
Inoltre, è consigliabile individuare tre obiettivi principali per ogni giornata. Non significa ignorare il resto, ma decidere in anticipo quali risultati meritano la tua energia migliore. Se non riusciamo a completare tutto, basta rivedere le priorità e riprogrammare ciò che può aspettare.
Per noi della Redazione Lavoro è risultato molto utile usare il metodo del "time blocking", che consiste nell'assegnare alle diverse attività uno spazio preciso in agenda. Il vantaggio è duplice: riduce il rischio di disperdere l'attenzione e ci insegna a considerare il tempo come una risorsa da proteggere.
Infine, ricordiamoci non solo di lasciare spazi liberi ad eventuali imprevisti e alle pause, ma anche di chiudere ogni giornata facendo il punto della situazione.
I nostri consigli per rallentare sul lavoro senza perdere tempo
Noi abbiamo deciso di cominciare da alcune piccole regole base, che ci hanno aiutato a lavorare meglio:
- Abbiamo applicato per prima cosa la regola dei 15 minuti. Dedichiamo un quarto d'ora, all'inizio della settimana, a mettere ordine tra appuntamenti e scadenze.
- Siamo poi soliti disattivare le notifiche quando dobbiamo concentrarci. Anche solo per 30 minuti, ci concediamo uno spazio senza interruzioni.
- Abbiamo imparato a raggruppare i compiti simili. Rispondere a tutte le email in due o tre momenti della giornata può essere più efficace che controllare la posta ogni cinque minuti.
- Non riempiamo mai l'agenda fino all'ultimo spazio. Una settimana ben organizzata deve poter accogliere anche ciò che non avevi previsto.
- Riconociamo quello che abbiamo fatto. A fine giornata, guardiamo i risultati raggiunti prima di concentrarci su ciò che manca da fare.
Queste sono le nostre strategie: e le vostre quali sono?
